GESTIONE ANAGRAFICHE

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

All’interno di questa cartella sono inserite tutte le funzioni per la gestione delle anagrafiche coinvolte nell’estrazione dei documenti.

Le anagrafiche sono registrate su una tabellea apposita per tutte le procedure comprese nel MODELLO di COMUNICAZIONE POLIVALENTE.  

Le operazioni eseguite in essi non hanno impatto su quelle standard SAP, infatti lo scopo è proprio quello di svincolarle dalla gestione standard per problematiche riconducibili a molteplici fattori, talvolta in conflitto con le esigenze delle comunicazioni in questione oppure a mancanza di dati in SAP come ad esempio quelli relativi ai dati personali (luogo e data di nascita, nazionalità, ecc…  dei clienti persone fisiche non residenti).

 

Le attività possibili sono quelle descritte di seguito.

 

 

 

 

Creazione anagrafiche clienti e fornitori

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sono due transazioni distinte: una per la creazione delle anagrafiche clienti e l’altra per quelle fornitori.

Lanciando tali transazioni in tempi diversi o in parallelo), si avvia l’estrazione dati esattamente come abbiamo già visto nella parte dedicata alla estrazione documenti con la sola differenza che i dati contabili non vengono memorizzati ma servono solo ad individuare quali siano le specifiche anagrafiche da caricare.

Queste attività possono essere omesse in quando, come abbiamo già visto, le anagrafiche vengono caricate in automatico durante le attività di estrazione documenti e nello step successivo possono essere eventualmente modificate.

Ma in fase di prima estrazione quando le anagrafiche saranno numerose è consigliabile procedere prima al caricamento delle anagrafiche per poi poter effettuare  modifiche di massa scaricandole prima su foglio excel che viene poi ricaricato a modifiche effettuate. Attività non possibile nel corso della estrazione documenti. 

 

 

 

 

Modifica manuale anagrafiche

 

È la funzione che permette l’aggiornamento online delle anagrafiche coinvolte nell’estrazione dei documenti.

La videata di selezione è la seguente

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I parametri da inserire sono

• Società  che è l’unico parametro obbligatorio

• Clienti

• Fornitori

• Partita IVA

• Codice Fiscale

• Flag Persone Fisiche

• Flag società di Persone

 

Il risultato dell’estrazione è la lista delle anagrafiche estratte con l'intero corredo di informazioni presenti in SAP,  in base ai parametri di estrazione selezionati

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sulla videata tutti i campi sono modificabili; per la registrazione delle modifiche occorre confermare il dato sul campo con un invio e poi, è possibile salvare tramite il tasto ‘Salvare’  .

 

 

 

 

Modifica automatica anagrafiche

 

Con il tasto        é possibile come di solito, scaricare in excel i dati ed elaborarli massivamente, dove possibile e comunque in

 

modo più agile.

 

Effettuate tutte le modifiche necessarie, é possibile ricaricare le anagrafiche da foglio excel. utilizzando la transazione presente nel menù che porta alla seguente videata.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I parametri da indicare sono il nome del file da caricare e la possibilità di eseguire in test il caricamento senza aggiornare gli archivi.
Il risultato della funzione è una lista dove vengono riportati eventuali errori e un riepilogo dei record letti, anagrafiche aggiornate, modificate e aggiornate.
 
Unica regola da tenere in considerazione quando si vuole modificare le anagrafiche con excel è quella di non modificare le caratteristiche dei campi del foglio estratto, in modo che questa funzione le possa caricare correttamente.

 

 

 

 

 

Aggiornamenti anagrafiche da file esterni

 

Se nell’ambito di un gruppo aziendale si hanno società fuori dal sistema SAP, oppure società che sono migrate in SAP nel corso di  esercizio e pertanto hanno parte dei dati sul sistema legacy e parte in SAP e possibile portare in SAP sia i dati contabili rilevanti che le relative anagrafiche clienti e fornitori e produrre, quindi le comunicazioni comprese nel Modello di Comunicazione Polivalente.

I dati devono essere predisposti su  file excel distinti per dati contabili e anagrafiche secondo un tracciato record prestabilito e che viene fornito insieme al software.

 

I parametri di esecuzione sono

• Aggiornamento anagrafica               è obbligatorio in alternativa al successivo           

• Inserimento Operazioni                   è obbligatorio in alternativa al precedente

• File da caricare                              nome del file da caricare

• Elaborazione in test                        flag di elaborazione in test

 

Il risultato dell’elaborazione in test è un listato che segnala eventuali anomalie, mentre in esecuzione effettiva carica i dati anagrafici aggiornati e sostituisce quelli esistenti.